Kako opisati zadatak prije kraja godine da stručnjak odgovori brzo

Zašto jesen traži precizniji opis zadatka

U ovim tjednima mnogi poduzetnici i obrtnici zatvaraju poslove koje su odgađali preko ljeta i istodobno planiraju iduću godinu. Stručnjaci u imeniku zato imaju više upita nego u mirnijim mjesecima, a vrijeme odgovora postaje stvar koju vrijedi pratiti. Obrazac za opis zadatka sastavljen je da vam u tome pomogne: prema onome što upišete prikazuju vam se stručnjaci iz relevantnog područja, poredani prema specijalizaciji i vremenu odgovora.

Zato nije svejedno što napišete. Neodređen opis, poput 'trebam pomoć oko papirologije', daje široku skupinu stručnjaka i tjera vas da sami razvrstavate. Opis koji kaže što je potrebno, za koga i do kada sužava izbor već na prvom ekranu. Kao voditelj provjere profila svaki dan vidim koliko se razlikuju upiti koji dovedu do prvog odgovora isti dan i oni koji se vuku tjedan dana.

• Završetak godine donosi više zahtjeva istim stručnjacima
• Rok koji napišete utječe na to tko se može prijaviti
• Jasan opis skraćuje razmjenu poruka prije prvog dogovora
• Odlučite unaprijed što želite imati u rukama na kraju

Što upisati u obrazac, redom

Počnite jednom rečenicom koja imenuje zadatak onako kako biste ga rekli kolegi: što treba napraviti, a ne što vas muči. Zatim navedite kontekst koji stručnjaku mijenja pristup, na primjer vrstu poslovanja, približan opseg ili je li riječ o prvom takvom poslu. Dovoljno je tri do pet rečenica; dulji tekstovi rijetko dodaju ono što je stvarno potrebno.

Treći dio je ono što često izostane, a najviše koristi: kako izgleda gotov posao. Dokument koji se predaje, popis koji se dostavlja, odluka koju trebate donijeti ili razgovor koji treba odraditi. Kad to napišete, stručnjak može procijeniti zna li to napraviti i koliko mu treba, pa vam odgovara konkretno umjesto pitanjem 'možete li mi reći više'.

Rok koji odgovara jesenskom kalendaru

Padajući izbornik za rok u obrascu dio je opisa, a ne formalnost. Ako vam je rezultat potreban prije kraja poslovne godine, odaberite to i u tekstu jednom rečenicom objasnite zašto. Stručnjak koji vidi da je rok vezan uz konkretnu obvezu može odmah reći može li ga ispuniti, umjesto da prihvati posao i kasnije javi kašnjenje.

Budite iskreni i prema sebi: rok koji ste odredili 'za svaki slučaj' kraći nego što treba često isključi upravo one stručnjake čija je specijalizacija najdublja, a odgovaraju malo sporije. Ako imate prostora, napišite širi rok i u opisu naznačite što je prioritet. Pri odabiru onda možete usporediti pokazatelj vremena odgovora s onim što vam stvarno treba.

• Navedite stvarni rok, ne željeni rok
• Ako je rok čvrst zbog vanjske obveze, recite koja je
• Ako je fleksibilan, to napišite jer proširuje izbor
• Ostavite vremena za pitanja prije početka rada

Nakon slanja: kako čitati prikazane stručnjake

Kad se prikažu stručnjaci, ne gledajte samo prvog na popisu. Pogledajte područje rada u profilu, provjerene reference i ocjene drugih članova, pa ih usporedite s onim što ste napisali u opisu. Ako se vaš zadatak i specijalizacija jasno podudaraju, taj profil zaslužuje poruku, čak i ako je vrijeme odgovora nešto dulje od najbržeg.

Prvu poruku pišite izravno odabranom stručnjaku unutar zajednice, bez posrednika. Dovoljno je potvrditi da je opis iz obrasca točan i postaviti jedno pitanje koje vam je najvažnije, na primjer o načinu rada ili o tome što mu treba od vas. Tako već prva razmjena vodi prema dogovoru, a ne prema ponovnom objašnjavanju zadatka od početka.