Kontrolna lista prije nego opišete zadatak i odaberete stručnjaka

Zašto lista dolazi prije obrasca

Obrazac za opis zadatka kratak je, ali kvaliteta onoga što dobijete ovisi o tome koliko ste jasno razmislili prije nego ste ga počeli ispunjavati. U zajednici vidimo da se većina nesporazuma ne događa u razgovoru sa stručnjakom, nego ranije, kad zadatak nije do kraja oblikovan. Netko napiše da mu treba pomoć oko ugovora, a zapravo mu treba provjera jedne klauzule. Netko traži programera, a treba mu netko tko će urediti postojeću tablicu.

Zato predlažem da prije otvaranja obrasca odvojite desetak minuta i prođete kroz pitanja iz ovog teksta. Ne trebate pisati elaborat. Dovoljno je da na kraju možete u dvije do tri rečenice reći što je problem, do kada ga treba riješiti i što smatrate gotovim poslom. Sve ostalo stručnjak će vas pitati u izravnoj poruci.

Prvo pitanje: što je zapravo zadatak

Počnite od ishoda, a ne od struke. Umjesto da napišete da vam treba računovođa, napišite što mora biti gotovo: prijava, usklađivanje evidencije, procjena troška. Obrazac na temelju opisa prikazuje stručnjake iz relevantnog područja prema specijalizaciji i vremenu odgovora, pa što je opis precizniji, to je popis prikladniji.

Provjerite i je li riječ o jednom zadatku ili o nekoliko spojenih u jedan. Ako jesu spojeni, razdvojite ih. Stručnjak za jedan dio posla rijetko je prava osoba za cijeli paket, a spojen opis često završi s prikazom ljudi koji pokrivaju samo polovicu onoga što vam treba.

• Napišite ishod koji očekujete, ne samo područje
• Razdvojite zadatke koji traže različite struke
• Navedite što je već učinjeno i što ste probali

Drugo pitanje: koji je rok i koliko je čvrst

Rok u obrascu birate iz padajućeg izbornika, ali prije toga budite iskreni prema sebi. Postoji razlika između datuma koji je zadan izvana, na primjer rok prema instituciji, i datuma koji ste si sami zadali. Prvi je čvrst i stručnjak to mora znati od početka. Drugi se može pomaknuti i to je korisna informacija pri dogovoru.

Uzmite u obzir i vrijeme koje će trebati vama. Stručnjak će možda tražiti dokumente, pristupe ili odgovore na pitanja, a ako se na njih čeka tjedan dana, rok pada na vas. Pokazatelj vremena odgovora na profilu govori koliko brzo stručnjak odgovara, ali ne može ubrzati ono što ovisi o vama.

Treće pitanje: što imam pri ruci

Skupite materijale prije slanja zadatka, makar ih još ne prilažete. To mogu biti ugovor, ponuda, dopis, fotografija problema, popis stavki ili snimka zaslona. Kad znate što imate, lakše opisujete zadatak i lakše procjenjujete koliko će trebati vremena.

Ako nešto nedostaje, to nije prepreka, ali je dobro znati unaprijed. Stručnjak će vas upitati za to u prvoj poruci, a vi ćete već imati odgovor ili barem plan kako do njega doći. Osjetljive podatke ne morate upisivati u opis zadatka; dovoljno je reći da postoje i dogovoriti način dijeljenja izravno.

• Dokumenti i prethodna korespondencija
• Fotografije, snimke zaslona ili popisi
• Pristupi koje bi stručnjak trebao imati

Četvrto pitanje: po čemu ću birati među prikazanima

Kad vidite prikazane stručnjake, imate nekoliko podataka za usporedbu: područje rada, provjerene reference, pokazatelj vremena odgovora i ocjene drugih članova. Unaprijed odlučite što vam je najvažnije. Za hitan zadatak bit će to brzina odgovora, za složen zadatak dubina specijalizacije.

Ne morate odabrati prvog na popisu. Pročitajte profile dvojice ili trojice i odaberite onoga čija se specijalizacija najviše poklapa s vašim opisom. Ocjene čitajte zajedno s vrstom zadatka na koju se odnose, jer ista ocjena za sasvim drugačiji posao malo govori o vašem slučaju.

Peto pitanje: što znači da je posao gotov

Posljednje pitanje često se preskoči, a najviše štedi vremena. Odredite unaprijed po čemu ćete znati da je zadatak završen: dokument je potpisan, procjena je dostavljena, sustav radi, odluka je donesena. Kad to kažete u prvoj poruci, stručnjak može procijeniti obujam posla i reći vam otvoreno je li ga moguće obaviti u vašem roku.

Isto vrijedi za granice posla. Ako želite samo mišljenje, recite to. Ako očekujete da stručnjak preuzme izvedbu, recite i to. Jasan dogovor na početku sprječava da dvije strane pod istim zadatkom razumiju dvije različite stvari.

• Definirajte ishod koji smatrate završenim
• Dogovorite je li riječ o savjetu ili o izvedbi
• Provjerite obuhvaća li dogovor i naknadna pitanja