Najčešće pogreške pri opisu zadatka i kako ih izbjeći

Zašto opis zadatka odlučuje o svemu što slijedi

Obrazac za opis zadatka izgleda jednostavno, pa ga većina članova ispuni u nekoliko sekundi. Upravo tu nastaje najveći dio kasnijih zastoja. Prikaz stručnjaka ovisi o onome što napišete: iz vašeg teksta određuje se područje, a unutar njega specijalizacija i vrijeme odgovora koje vam se prikazuju. Ako je opis nejasan, dobit ćete popis koji je preširok ili pogrešno usmjeren.

Kao voditelj razvoja svakodnevno pregledavam kako se obrazac koristi i gdje članovi zastanu. Obrazac smo namjerno napravili kratkim, jer nitko ne želi ispunjavati upitnik od dvadeset polja. No kratak obrazac ne znači površan sadržaj. Nekoliko dobro odabranih rečenica vrijedi više od odlomka općenitosti.

U ovom tekstu prolazimo kroz pogreške koje se najčešće ponavljaju te uz svaku navodimo što napraviti drugačije. Nijedna nije ozbiljna, a sve se ispravljaju za minutu-dvije prije nego pritisnete gumb za slanje.

Prva pogreška: napisati cilj, a ne zadatak

Česta rečenica glasi: 'Trebam da posao bolje funkcionira.' To je želja, a ne zadatak. Stručnjak iz bilo kojeg područja iz nje ne može zaključiti što točno treba napraviti, koliko će to trajati ni je li uopće prava osoba za vas. Povezivanje tada daje široki izbor, a vi trošite vrijeme na isključivanje onih koji ne odgovaraju.

Bolje je opisati konkretnu radnju i predmet na kojem se radi. Umjesto općenitog cilja napišite, primjerice, da trebate pregledati ugovor o najmu poslovnog prostora ili da trebate izraditi knjigovodstvenu evidenciju za obrt koji počinje s radom. Takva rečenica odmah sužava područje i specijalizaciju.

Pomaže i kratak test prije slanja: može li netko tko vas ne poznaje iz vašeg opisa shvatiti što bi mu bio prvi korak? Ako ne može, dodajte detalj koji nedostaje, a ne novi odlomak o pozadini priče.

• Pišite radnju i predmet, ne želju
• Jedna rečenica o početnom stanju
• Jedna rečenica o željenom ishodu

Druga pogreška: izostaviti ono što stručnjak mora znati odmah

Mnogi članovi opišu problem, a zaborave okolnosti koje mijenjaju tko je pravi stručnjak. Primjerice, jeste li fizička ili pravna osoba, radi li se o jednokratnom poslu ili o stalnoj suradnji, postoji li već dokumentacija ili počinjete od nule. Svaka od tih informacija može promijeniti i specijalizaciju i procjenu truda.

Stručnjak koji dobije vašu poruku svejedno će to pitati, pa se prvi odgovor troši na pitanja umjesto na rješenje. Time se produljuje razdoblje do stvarnog početka rada, iako je vrijeme odgovora na profilu možda kratko. Pokazatelj vremena odgovora mjeri prvi odgovor, a ne cijeli zadatak.

Zato u opis uključite tri stvari: tko ste u kontekstu zadatka, što već imate pri ruci i što je zadano kao ograničenje. Ne trebate prilagati dokumente u tom koraku, dovoljno je reći da postoje i u kojem su obliku.

• Vrsta klijenta: fizička osoba, obrt ili tvrtka
• Što već postoji: dokumenti, nacrti, prethodni rad
• Ograničenja: proračun, rok, tehnički uvjeti

Treća pogreška: nejasan rok ili rok bez razloga

Obrazac traži okvirni rok jer on utječe na to koje stručnjake smisleno prikazati. Dvije su krajnosti. Jedna je ostaviti rok praznim ili napisati 'što prije', što ne znači ništa jer je svima nešto hitno. Druga je upisati vrlo kratak rok koji zapravo nije stvaran, samo iz navike da se sve traži odmah.

Obje navike kasnije se vide u rezultatu. Prekratak rok isključit će stručnjake koji su za vaš zadatak najbolji, a koji imaju tjedan dana čekanja. Prazan rok ostavlja prostor za nesporazum o tome što je za vas prihvatljivo.

Preporučujem da rok napišete zajedno s razlogom, u jednoj rečenici: 'Dokumentaciju moram predati do kraja mjeseca zbog natječaja.' Tako stručnjak vidi što je čvrsto, a što fleksibilno, i može iskreno odgovoriti može li ga ispuniti. Ovo doba godine posebno je osjetljivo jer se mnogi poslovi zatvaraju prije kraja godine.

Četvrta pogreška: žuriti s odabirom iz prikaza

Nakon slanja opisa dobivate prikaz stručnjaka. Neki članovi odmah kontaktiraju prvog na popisu jer je poredan prema specijalizaciji i vremenu odgovora. To je razumljivo, ali redoslijed je samo polazište. Vrijedi pročitati opis područja rada, reference i ocjene drugih članova prije nego napišete poruku.

Provjerite odgovara li područje rada vašem zadatku, a ne samo struci općenito. Stručnjak koji se bavi poreznim savjetovanjem za obrte nije nužno prava osoba za međunarodno oporezivanje, iako su obje pod istim naslovom. Specijalizacija na profilu to razlikuje.

Ne morate se ograničiti na jednu osobu. Možete pročitati nekoliko profila, odabrati onoga čije reference najviše nalikuju vašem slučaju i njemu pisati izravno. Nekoliko minuta čitanja često uštedi dane razmjene poruka.

• Pročitajte područje rada, ne samo naslov struke
• Usporedite reference s vašim slučajem
• Pogledajte ocjene i vrijeme odgovora zajedno

Peta pogreška: poslati opis i čekati bez drugog pogleda

Kad se opis pošalje, zadatak postaje lakši na papiru, ali ne i u glavi. Članovi koji se nakon slanja ponovno vrate svom tekstu često primijete da su nešto izostavili ili krivo napisali. To se najbolje vidi ako tekst pročitate sljedeći dan, svježim okom.

Ako se kasnije sjetite važne informacije, ne morate ponovno početi od nule. Odabranom stručnjaku napišite izravno u poruci, jasno i kratko, što ste dodali. Izravna komunikacija upravo za to postoji: ispravke i dopune idu odmah, bez posrednika.

Konačno, nemojte očekivati da će stručnjak pogoditi ono što niste rekli. Ako vam je nešto važno, ali o tome niste sigurni kako reći, napišite to jednostavnim riječima. Stručnjaci su navikli na laike i radije će pročitati neuredan, ali iskren opis nego uglađen, a prazan.